Vacataire Secrétariat Préfectoral H/F - Prefecture de L'ardeche

La Préfecture de l'Ardèche recrute un(e) vacataire afin de renforcer le secrétariat préfectoral à compter du 1er septembre 2026Au coeur du fonctionnement de la préfecture, le secrétariat préfectoral accompagne le préfet et le corps préfectoral dans l'organisation quotidienne de leurs activités. Vous évoluerez dans un environnement exigeant, varié et dynamique, en lien avec l'ensemble des services de la préfecture, les directions départementales interministérielles et de nombreux partenaires institutionnels.Vous travaillerez en binôme avec l'assistante du secrétariat préfectoral.Vos missions : Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes reçues par M. le préfet à son cabinet. Orienter les interlocuteurs et assurer un premier niveau de renseignement. Gérer les courriers et les courriels : réception, tri, transmission, priorisation et suivi. Participer à la gestion du courrier réservé et des invitations. Contribuer à l'organisation des petits-déjeuners, déjeuners de travail et réceptions (préparation des plans de table, réalisation des chevalets et des menus, appui logistique). Élaborer et diffuser les tableaux hebdomadaires de permanence. Préparer et envoyer les courriers d'information aux maires (permanences du corps préfectoral, pavoisement, cérémonies, circulaires.). Organiser les déplacements du préfet et du directeur de cabinet (réservations de trains, réservations de taxis, suivi logistique). Participer aux réunions de service et aux réunions de coordination lorsque nécessaire. Assurer les nombreuses liaisons fonctionnelles avec les services de la préfecture, les directions départementales, la résidence préfectorale, les chauffeurs et les différents partenaires institutionnels.Profil recherchéVous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs dossiers simultanément.Vous disposez des qualités suivantes : excellent sens de l'accueil et du service public ; très bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles ; maîtrise des outils bureautique ; discrétion et respect absolu de la confidentialité ; réactivité et capacité à prioriser les urgences ; adaptabilité et bonne gestion du stress ; esprit d'équipe et sens de l'organisation.Une première expérience en secrétariat, assistanat administratif ou accueil est appréciée. Une connaissance de l'environnement administratif ou des collectivités publiques constitue un atout.Pourquoi nous rejoindre ?Vous intégrerez une équipe investie au coeur de l'action de l'État dans le département et découvrirez le fonctionnement quotidien d'une préfecture, dans un environnement riche, varié et stimulant.

Experience: 3 MoisCompétences: Planification des tâches et gestion des prioritésQualification: Employé qualifiéSecteur d'activité: Administration publique généraleListe des qualités professionnelles:Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Rigueur et méthode
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation