Assistante-Assistant de Direction au Secrétariat Préfectoral H/F - 07

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:
Le secrétariat du préfet assiste le corps préfectoral dans l'organisation quotidienne de son travail.

1- Assurer le secrétariat de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des agendas et des plannings
- traitement des appels téléphoniques et des courriels
- accueil physique et téléphonique du cabinet
- saisie, mise en forme de courriers, note, documents...
2- Planification et organisation
- planification et organisation d'évènements conduits par le Préfet ou le directeur de cabinet en soutien du BRECI principalement ou de réunions ponctuelle et sensibles (exemple: cérémonies, départ/prise de fonction du corps préfectoral, visites officielles, etc)
A ce titre, le secrétariat peut être sollicité en renfort pour des évènements exceptionnels sur volontariat.
- organisation des déplacements de M. le Préfet et du directeur de cabinet;
Dans ces missions, le secrétariat est en lien avec les conducteurs, le maître d'hôtel, les secrétariats des sous-préfets et autres services
3- Chargé de la logistique du cabinet
- commande de fournitures de bureau
- rédaction des menus, chevalets, plans de table...
- archivage de M. le Préfet et du directeur de cabinet
- réservations pour le compte de le Préfet et du directeur de cabinet (salles,...)
4- Suivi du courrier
- gestion de la réception des dossiers préparés par les services pour M. le Préfet et du directeur de cabinet
- gestion des dossiers du corps préfectoral
- gestion de l'arrivée du courrier et des courriels (tri, transfert, réponses aux invitations...)
- gestion de la mise à la signature et de la distribution des parapheurs

5- Suivi des lignes budgétaires
- Suivi du budget de fonctionnement de la résidence et des frais du corps préfectoral
- Suivi des heures supplémentaires des chauffeurs (coordination avec agenda corps préfectoral) et des personnels de résidence
- Appui dans le suivi du budget et la déclaration des frais de représentation du cabinet
- Chef de filât des secrétariats du corps préfectoral (suivi des congés....)
Votre environnement professionnel:
Activités du service
Nécessite de nombreuses relations avec les sous-préfets, les chefs de services de l'Etat, les élus, les acteurs socio-professionnels du département
Composition et effectifs du service :
Le cabinet est composé de:
- la direction des sécurités: 16 agents (5A - 8B - 4C )
- le bureau de la représentation de l'État et de la communication interministérielle (BRECI) : 7 agents (2A - 2B - 1C et un apprenti)
- 2 conducteurs
- le secrétariat préfet et directeur de cabinet : 2 agents (1B et 1C)
Liaisons hiérarchiques :
Le préfet et le directeur de cabinet
la Directrice adjointe/directrice des sécurités - sur les sujets relevant de la sécurité ou en l'absence du directeur de cabinet